Règlement intérieur

Diaspora Cameroun — un projet de Kamerunische Gemeinschaft in Deutschland e.V. (KAGEDEV)

Objectif du document

Le présent Règlement intérieur complète et précise les Statuts de l'Association. Il détaille les modalités pratiques d'application des principes statutaires relatifs à l'adhésion, à la vie des instances, au fonctionnement des représentations nationales, à la gestion financière et aux procédures internes. En cas de contradiction, les Statuts prévalent sur le présent Règlement.

Champ d'application

Le présent Règlement s'applique à tous les membres, organes, représentations nationales (Chapitres), bénévoles et collaborateurs de l'Association.

Définitions

Les définitions figurant à l'Article « Définitions » des Statuts s'appliquent au présent Règlement. On entend en outre par :

• « Membre actif » : membre à jour de ses obligations statutaires et non suspendu.
• « Instance disciplinaire » : commission ad hoc constituée conformément à l'Article 6 du présent Règlement.
• « Reporting » : ensemble des obligations d'information périodique dues par les Chapitres au Conseil d'administration.

Article 1 — Procédure d'adhésion

1.1. La demande d'adhésion est déposée via le formulaire dédié publié sur le portail officiel de l'Association (www.diaspora-cameroun.org/adhesion) ou par tout autre canal désigné par le Conseil d'administration.

1.2. Le dossier de demande comprend a minima : l'identité du demandeur, ses coordonnées, la catégorie de membre sollicitée, une déclaration d'adhésion aux Statuts, au présent Règlement et à la Charte éthique.

1.3. Le Conseil d'administration, ou le comité d'adhésion qu'il désigne, statue sur les demandes dans un délai de trente (30) jours calendaires à compter de la réception d'un dossier complet. Passé ce délai sans réponse, la demande est réputée rejetée, sans préjudice du droit du demandeur à en solliciter le réexamen.

1.4. Tout refus d'admission est motivé par écrit. Le demandeur dispose d'un délai de trente (30) jours pour solliciter un réexamen par le Conseil d'administration, dont la décision est alors définitive.

1.5. Catégories de membres et critères associés :

Article 2 — Cotisations

2.1. Le barème annuel des cotisations, par catégorie de membre et par zone géographique le cas échéant (afin de tenir compte des disparités de pouvoir d'achat entre pays de résidence), est fixé par le Conseil d'administration et publié sur le portail officiel.

2.2. Un rappel est adressé au membre en situation d'impayé. À défaut de régularisation dans les trente (30) jours suivant le rappel, la qualité de membre actif est suspendue conformément à l'Article 9 des Statuts.

2.3. Aucune cotisation versée n'est remboursable, y compris en cas de démission, de suspension ou d'exclusion en cours d'exercice.

Article 3 — Fonctionnement de l'Assemblée générale

3.1. La convocation à l'Assemblée générale précise la date, l'heure, le lieu ou les modalités de connexion à distance, ainsi que l'ordre du jour et, le cas échéant, les documents soumis au vote.

3.2. Tout membre actif peut demander l'inscription d'un point à l'ordre du jour, par notification écrite au Conseil d'administration au moins quinze (15) jours avant la tenue de l'Assemblée générale.

3.3. Quorum : l'Assemblée générale ordinaire délibère valablement lorsque au moins un dixième (1/10) des membres actifs est présent ou représenté. L'Assemblée générale extraordinaire statuant sur une modification des statuts ou la dissolution délibère valablement lorsque au moins un cinquième (1/5) des membres actifs est présent ou représenté.

3.4. Vote à distance : compte tenu de la dispersion mondiale des membres, l'Assemblée générale peut recourir à un système de vote électronique sécurisé garantissant l'authentification du votant, la confidentialité du vote et la traçabilité du scrutin, dans le respect des exigences minimales du droit allemand applicable aux associations.

3.5. Un procès-verbal de chaque Assemblée générale est établi, signé par la Présidence et le Secrétariat général, et mis à disposition des membres dans un délai de trente (30) jours.

Article 4 — Fonctionnement du Conseil d'administration

4.1. Les convocations aux réunions du Conseil d'administration sont adressées au moins sept (7) jours à l'avance, sauf urgence dûment motivée.

4.2. Chaque membre du Conseil d'administration souscrit, lors de sa prise de fonction, une déclaration d'intérêts actualisée annuellement, conformément à la Politique de lutte contre la corruption, la fraude et les conflits d'intérêts.

4.3. Un membre du Conseil d'administration en situation de conflit d'intérêts sur un point de l'ordre du jour s'abstient de participer aux délibérations et au vote correspondants, ce dont il est fait mention au procès-verbal.

4.4. En cas de vacance en cours de mandat, le Conseil d'administration peut coopter un remplaçant à titre provisoire, dont le mandat est soumis à ratification lors de la plus proche Assemblée générale.

Article 5 — Représentations nationales (Chapitres)

5.1. Critères de création : un Chapitre peut être créé dans tout pays où au moins vingt-cinq (25) membres actifs sont recensés, sur validation du Conseil d'administration.

5.2. Coordination : chaque Chapitre est animé par un coordinateur ou une coordinatrice national·e désigné·e selon les modalités fixées par le Conseil d'administration, pour un mandat renouvelable de deux (2) ans.

5.3. Reporting : chaque Chapitre transmet au Conseil d'administration un rapport d'activité semestriel et un état de ses éventuelles ressources locales collectées pour le compte de l'Association.

5.4. Limites de mandat : un Chapitre ne peut engager l'Association financièrement ou juridiquement au-delà des limites expressément fixées par le mandat qui lui est délégué. Toute collecte de fonds locale doit être préalablement autorisée par le Conseil d'administration et respecter la Politique de lutte contre la corruption, la fraude et les conflits d'intérêts.

5.5. Suspension ou dissolution d'un Chapitre : le Conseil d'administration peut suspendre ou dissoudre un Chapitre en cas de manquement grave aux présents textes, après procédure contradictoire.

Article 6 — Procédure disciplinaire détaillée

6.1. Toute saisine disciplinaire est adressée par écrit au Conseil d'administration, exposant les griefs et les éléments de preuve disponibles.

6.2. Le Conseil d'administration désigne une instance disciplinaire ad hoc, composée d'au moins trois (3) membres n'ayant pas de lien direct avec les parties, éventuellement issue du Comité d'audit ou du Comité stratégique.

6.3. Le membre mis en cause reçoit notification écrite des griefs et dispose d'un délai de quinze (15) jours calendaires pour présenter ses observations écrites et solliciter, le cas échéant, une audition.

6.4. L'instance disciplinaire rend un avis motivé au Conseil d'administration, qui statue par décision motivée sur la mesure éventuelle (avertissement, suspension, exclusion).

6.5. Voies de recours : le membre sanctionné dispose d'un délai de trente (30) jours à compter de la notification pour porter la décision devant la plus prochaine Assemblée générale, qui statue en dernier ressort au sein de l'Association, sans préjudice des voies de recours judiciaires de droit commun.

Article 7 — Bénévoles

7.1. Toute personne participant, à titre non rémunéré, aux activités de l'Association en dehors d'un mandat d'administrateur est considérée comme bénévole.

7.2. Les bénévoles s'engagent à respecter les Statuts, le présent Règlement et la Charte éthique. Ils bénéficient, dans l'exercice de leurs missions, d'une couverture assurantielle lorsque la législation applicable l'exige et le permet.

7.3. Les frais engagés par un bénévole dans l'exercice d'une mission expressément mandatée par l'Association peuvent être remboursés sur présentation de justificatifs, dans la limite d'un barème fixé par le Conseil d'administration.

Article 8 — Partenaires et donateurs

8.1. Tout partenariat impliquant un engagement financier, matériel ou réputationnel significatif fait l'objet d'une convention écrite précisant l'objet, la durée, les obligations réciproques et les modalités de résiliation.

8.2. L'Association procède, avant la conclusion de tout partenariat ou l'acceptation de tout don significatif, à une diligence raisonnable (due diligence) sur l'origine des fonds et la réputation du partenaire ou donateur, conformément à la Politique de lutte contre la corruption, la fraude et les conflits d'intérêts.

8.3. L'Association se réserve le droit de refuser ou de restituer tout don dont l'acceptation serait incompatible avec son indépendance, sa neutralité ou ses obligations légales.

8.4. Les donateurs sont informés, sur simple demande et dans le respect de la confidentialité légitime des tiers, de l'utilisation générale faite de leur contribution, conformément au rapport annuel de transparence financière.

Article 9 — Gestion financière et contrôle interne

9.1. Toute dépense engagée par l'Association respecte le principe de séparation des fonctions entre l'engagement de la dépense, son autorisation et son règlement.

9.2. Au-delà des seuils fixés annuellement par le Conseil d'administration, toute dépense requiert une double validation.

9.3. Les comptes bancaires de l'Association sont ouverts au nom de l'Association exclusivement et font l'objet d'une réconciliation comptable au moins trimestrielle, présentée au Comité d'audit.

9.4. Le Comité d'audit dispose d'un accès permanent et sans restriction à l'ensemble des documents comptables et financiers de l'Association nécessaires à l'exercice de sa mission.

Article 10 — Publication et modification du Règlement intérieur

10.1. Le présent Règlement intérieur est adopté et modifié par le Conseil d'administration, sous réserve de ratification par la plus prochaine Assemblée générale ordinaire.

10.2. Toute modification est publiée sans délai sur le portail officiel de l'Association et communiquée aux membres.

Version du document : 1.0 Date d'entrée en vigueur : 1er janvier 2026 Adopté par : Conseil d'administration de Kamerunische Gemeinschaft in Deutschland e.V. (KAGEDEV)